Für GFFamily stehen Versionen für die Betriebssysteme Windows (Windows 7 x64 oder neuer) sowiese Linux (x64-Linux mit qt6) zur Verfügung (nicht aber für Android oder iOS).

Ein Bildschirm mit FullHD-Auflösung wird empfohlen, ebenso ein Arbeitsspeicher von 8 GB (mind. 4 GB); der Festplattenspeicherbedarf beträgt (ohne Daten) 1 GB (SSD empfohlen).
Für den Download des Programms von der Webseite der GFF ist ein Internetanschluss erforderlich, für den Kauf des Lizenzschlüssels zudem eine Mailadresse.

Die genealogischen Daten werden in einer Datenbank im Format SQL unter Verwendung einer SQlite-Datenbankumgebung verwaltet; dies ermöglicht die Haltung der Datenbank auf einem lokalen Datenträger (Festplatte, USB-Stick) und die Datenverarbeitung ohne erforderliche Internetverbindung.

Die Kapazität von GFFamily wird nur durch die Hardware des Anwenders begrenzt. Es können beliebig viele Datenbanken (Genealogien) verwaltet werden. Jede Datenbank kann bis zu zwei Milliarden Datensätze (Personen) aufnehmen. Zu jeder Person können beliebig viele Ehen, Kinder, Lebensphasen (Berufe, Titel, Wohnorte und alle anderen Ereignisse), sonstige verknüpfte Personen (Paten, Zeugen, etc.) sowie eine Vielzahl verschiedenster Medien (Bilder, Dokumente, Audio-/Video-Clips) erfasst werden.

Die Datenerfassung erfolgt personenbezogen, d.h. für jede Person wird ein eigener Personendatensatz angelegt, dem zusätzlich eine (praktisch unbegrenzte) Anzahl von weiteren Datensätzen zugeordnet werden können:

• "Ehen":
  12 verschiedene Typen (Partnerschaften, Ehen, kirchliche/zivile Trauungen, Trennungen, Scheidungen, usw.)
• "Lebensphasen":
  der Person zugeordnete Ereignisse und Fakten (Wohnorte, Berufe, Bildungsweg, usw.)
• "Medien":
  der Person zugeordnete Bilder-, Gruppenbilder- und Dokumente-Dateien
• "Verbundene Personen":
  der Person oder deren "Ehen" zugeordnete beliebige (auch nicht verwandte) Personen, z. B. Zeugen, Paten, Trauzeugen, Gesinde, Inwohner, etc.

All diese Zusatzinformationen werden in einem Mehrzweckbereich angezeigt; die Anzeige von Kindern erfolgt dort wahlweise als "Kinder einer Ehe (Partnerschaft)" oder "Kinder aller Ehen", mit farbiger Kennzeichnung: blau: Kind ist verheiratet; gelb: Kind hat seinerseits Nachfahren, Kinder mit Kekule-Nummer sind nochmals hervorgehoben.

Zu jeder Person, aber auch zu jeder Ehe und Lebensphase gibt es eigene Datenfelder für Quellenangaben; ebenso dienen Memofelder zur Eingabe von Fließtext, auch mit Links zu Bildern oder externen Quellen kombinierbar.

Eine komfortable Eingabeunterstützung erleichtert das Erfassen der Daten:

• Über die Schaltflächen "Einzelperson", "Vater", "Mutter", "Partner", "verbundene Person", "Kind" oder "Geschwister" kann eine Person neu angelegt oder einer bereits vorhandenen Person zugeordnet werden; ebenso kann eine bestehende Verbindung gelöst werden
• Beim Abspeichern festgestellte Plausibilitätsfehler werden sofort gemeldet, versehen mit der Aufforderung zur unmittelbaren Behebung
• Automatische Eingabeergänzung aus den Nachschlagetabellen (bereits verwendeter Begriffe) für Familiennamen, Vornamen, Berufe, Orte und Todesursachen; die Nachschlagetabellen werden vom Programm selbst befüllt und können vom Anwender nachbearbeitet werden

GFFamily bietet dem Anwender eine Reihe von Hilfen zum Verständnis des Programms und zur Pflege der Datenbestände:

• Tooltips zu allen grafischen Bedienelementen
• Umfangreiche Online-Hilfe, aus dem Programm heraus aufrufbar
• Offline-Hilfe (Handbuch im PDF-Format), aus dem Programm heraus aufrufbar
• Automatische Prüfung der Dateneingabe auf Richtigkeit (z.B. bei Datumsfeldern bzw. mit Hilfe der Nachschlagetabellen)